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TEORÍA
GENERAL DE SISTEMAS
La Teoría General de
sistemas se concibe como una serie de definiciones, de suposiciones y de
proposiciones relacionadas entre sí por medio de las cuales se aprecian todos
los fenómenos y los objetos reales como una jerarquía integral de grupos
formados por materia y energía; estos grupos son los sistemas.”
Boulding denomina a
la primera Teoría General de Sistemas como ‘‘El esqueleto de la ciencia”, en el
sentido de que ésta teoría busca un marco de referencia a una estniciura de
sistemas sobre el cual “colgar” la carne y la sangre de las disciplinas
particulares en el ordenado y coherente cuerpo de conocimientos.
El valor científico
de la Teoría General de Sistemas depende únicamente de la generalización de
aquellas propiedades que son comunes a todos los sistemas y de la posibilidad
de hacer generalizaciones sobre esas propiedades; además centra su atención en
el análisis y el diseño del todo en oposición al análisis y al diseño de los
componentes o de las partes; es un proceso de síntesis. Esta teoría fue
presentada por Ludwig Von Bertalanffy como un movimiento científico importante
en la biología y la física, y plantea las siguientes justificaciones que buscan
una teoría cuyos principios sean válidos para los sistemas.
La Teoría de Sistemas en el pensamiento organizacional
El enfoque de
sistemas aporta una gran luz a la comprensión de la empresa en cuanto que
organización formal constituida por un conjunto de variables mutuamente
dependientes.
Las teorías de la
organización tradicionales (Taylor, Fayol, Weber, etc.) utilizaban un enfoque
de sistema cerrado altamente estructurado. Las teorías más recientes han
avanzado hacia un enfoque de sistema abierto para entender las organizaciones
como sistemas sociales.
Las raíces históricas
del pensamiento de sistemas relacionado con la organización se remontan a los
escritos de la época de la administración clásica. En Mary Parker Follett, por
ejemplo, podemos encontrar muchos análisis propios de un enfoque de sistemas:
consideró los aspectos psicológicos de las relaciones laborales, presentó la
organización como un sistema social, y describió la tarea de gobierno como un
proceso.
Chester Barnard en
The Functions of the Executive se adelantó al considerar la empresa como un
sistema cooperativo. Desde un punto de vista completamente diferente, Herbert
Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo
de procesos de toma de decisiones. Simon ha estado siempre preocupado por
encontrar una nueva disciplina para integrar las teorías de la organización y
cree haberla hallado en la Teoría General de Sistemas.
El enfoque de
sistemas ha sido adoptado y utilizado ampliamente en la economía de la empresa,
así como por los psicólogos sociales en el estudio de las organizaciones. Hay
numerosos ejemplos de su utilización en operaciones, como en la tendencia a la
automatización en la que se prevé un sistema auto-divisible con entradas,
salidas y un mecanismo de control. Ha sido utilizado como base organizativa de
distintos programas espaciales y militares en los que resultaba imposible
tratar las partes del sistema como entidades separadas. Se emplea también en
muchos otros tipos de proyectos que requieren la integración de multitud de
agentes y actividades: transporte, control de la contaminación y del tráfico
urbano, etc.
La referencia a otras
disciplinas científicas puede ayudar a entender qué está ocurriendo en el campo
de la teoría de las organizaciones. Con el desarrollo de nuevos esquemas
conceptuales, que presentan un punto de vista diferente, se han operado grandes
cambios en todos los campos de la ciencia. La Teoría de Sistemas representa un
nuevo paradigma para el entendimiento de las organizaciones y su dirección, un
punto de arranque para pensarlas bajo la perspectiva de sistemas abiertos en
interacción con su medio ambiente. Eso también facilita la comprensión de las
interrelaciones entre los principales componentes de una organización: sus
objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales.
Modelos
de organización y teoría de sistemas
Modelo de katz y kahn
Katz y Kahn
desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la
aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego
compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes
sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la
teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de
los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas. Según el modelo
propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características
típicas de un sistema abierto:
a) La organización como sistema abierto
Para Katz y Kahn, la
organización como sistema abierto presenta las siguientes características:
Importación (entradas): La organización recibe insumos del
ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o
de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente
ni auto contenido.
Transformación (procesamiento): Los sistemas
abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y
transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos
productos hacia el ambiente.
Los sistemas como ciclos
de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en
ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.
b) Las organizaciones como una clase de sistema social
Las organizaciones
constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se considera
una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las
organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero comparten otras
propiedades en común con todos los sistemas abiertos.
Todos los sistemas
sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades
estandarizadas de una cantidad de individuos. Esas actividades estandarizadas
son complementarias o interdependientes con respecto a algún producto con
resultado común. Ellas son repetidas, relativamente duraderas y relacionadas en
espacio y en tiempo.
c) Características de primer orden
Las características
de las organizaciones como sistemas sociales son:
Los sistemas sociales,
al contrario de las demás estructuras básicas no tienen límites en amplitud.
Los sistemas sociales no pueden representarse a través de modelos físicos.
Los sistemas sociales
necesitan insumos de producción y de mantenimiento.
Los sistemas sociales
son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos: se
afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y
expectativas de los seres humanos.
Los sistemas sociales
presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Necesitan mecanismos
de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones
humanas.
Las funciones, normas
y valores constituyen los principales componentes del sistema social.
Las organizaciones
sociales representan el desarrollo más claro de un estándar de funciones
interrelacionadas que insinúan actividades prescritas o estandarizadas.
El concepto de
inclusión parcial. La organización utiliza sólo los conocimientos y habilidades
de las personas que le son importantes.
Con relación a su
ambiente. El funcionamiento organizacional debe estudiarse con respecto a las
transacciones continuas desarrolladas con el medio que lo rodea.
d) Cultura y clima organizacionales
Toda organización
crea su propia cultura o clima, sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima
o cultura del sistema refleja las normas y valores del sistema formal, así como
las disputas internas y externas y el ejercicio de la autoridad dentro del
sistema, que se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
e) Dinámica del sistema
Con el fin de
mantenerse, las organizaciones sociales recurren al uso de mecanismos,
establecen normas y valores para estimular las actividades requeridas y
dispositivos de autoridad para dirigir el comportamiento organizacional.
f) Concepto de eficacia organizacional
Como sistemas
abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son capaces de
mantener negentropía, es decir, importación bajo todas las formas de cantidades
mayores de energía que las que devuelven al ambiente como producto. La
eficiencia pretende incrementos a través de soluciones técnicas y económicas,
mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento de la
organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios
políticos (no económicos).
g) La organización como un sistema de roles
Rol es el conjunto de
actividades exigidas a un individuo que ocupa una determinada posición en una
organización. Por tanto, la organización puede considerarse como constituida
por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos.
Modelo socio técnico de tavistock
La organización se
concibe como un sistema socio técnico. Además de considerarse como un sistema
abierto en interacción constante con su ambiente, la organización también se
concibe como un sistema socio técnico estructurado en dos subsistemas:
El subsistema
técnico, que comprende las tareas que van a desempeñarse, las instalaciones
físicas, el equipo e instrumentos utilizados, las técnicas operacionales, el
ambiente físico y la duración de las tareas. En resumen el subsistema técnico
cubre la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la
eficiencia potencial de la organización.
El subsistema social,
que comprende a los individuos, sus características físicas, psicológicas, las
relaciones sociales entre los individuos así como las exigencias de su
organización.
Los subsistemas
técnico y social presentan una interrelación íntima y dependiente y cada uno
influye sobre el otro. El enfoque socio técnico concibe a la organización como
una combinación de tecnología y al mismo tiempo como un subsistema social. El
subsistema tecnológico y el social se consideran en una interacción mutual y
recíproca y cada uno determina al otro, hasta cierto punto.
El modelo de sistema
abierto propuesto por el enfoque socio técnico parte del supuesto de que toda
organización “importa” del ambiente diversas cosas y utiliza estas
importaciones en ciertos tipos de procesos de “conversión” para luego
“exportar” productos, servicios, etc., que resultan del proceso de conversión.
La tarea primaria de
la organización es aquello que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
Importación: La
adquisición de materias primas.
Conversión: La
transformación de las importaciones en exportaciones.
Exportación: La
ubicación de los resultados de la importación y de la conversión.
Evaluación crítica de
la teoría de sistemas
Una evaluación
crítica de la teoría de sistemas conduce a los siguientes aspectos:
1. Confrontación entre teorías de sistema abierto y de
sistema cerrado
El sistema abierto
“puede considerarse como un conjunto de partes en constante interacción
constituyendo un todo sinérgico orientado hacia determinados propósitos y en
permanente relación de interdependencia con el ambiente externo”.
Las implicaciones de
la distinción entre sistema abierto y sistema cerrado para la concepción
moderna de la administración, sobresalen las siguientes:
La naturaleza
esencialmente dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia
esencialmente estática de la organización.
Un sistema
organizacional rígido no podrá sobrevivir en la medida en que no consiga
responder eficazmente a los cambios continuos y rápidos del ambiente.
Un sistema abierto,
como un club, un hospital o un gobierno, necesita garantizar la asimilación de
sus productos por el ambiente.
En consecuencia, el
sistema necesita información constante y depurada del ambiente sólo en cuanto a
la naturaleza de ese medio sino también a la calidad y cantidad de insumos
disponibles, y principalmente en cuanto a la eficacia o adecuación de los productos
o respuestas de la organización al ambiente.
2. Características básicas del análisis sistémico
Las principales
características de la moderna teoría de la administración, basada en el
análisis sistémico, son las siguientes:
Punto de vista
sistémico: Considera a la organización como un sistema constituido por cinco
partes básicas: insumo (entrada), proceso, producto (salida), retroalimentación
y ambiente.
Enfoque dinámico: El
énfasis de la teoría moderna se aplica en el proceso dinámico de interacción
que ocurre dentro de la estructura de una organización.
Multidimensional y
multinivelada: La teoría moderna considera una organización desde el punto de
vista micro y macroscópico. La organización es macro cuando se considera dentro
de su ambiente (a nivel de la sociedad, comunidad); es micro cuando analiza sus
unidades internas.
Multimotivacional: La
teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o
razones.
Probabilística: La
teoría moderna tiende a ser probabilística. Lo cual demuestra que muchas
variables pueden explicarse en términos hipotéticos y no con certeza.
Multidisciplinaria:
La teoría de sistemas es multidisciplinaria, ya que busca conceptos y técnicas
de muchos campos de estudio, como la sociología, la psicología, la teoría
administrativa, la economía, etc.
Descriptiva: Busca
describir las características de las organizaciones y de la administración.
Multivariable: La
teoría moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos
factores interrelacionados e interdependientes.
Adaptación: La
organización es un sistema adaptativo a los cambios del ambiente.
3. Carácter integrativo y abstracto de la teoría de
sistemas
Muchos autores
consideran la teoría de sistemas demasiado abstracta y, por tanto, de difícil
aplicación a situaciones gerenciales prácticas.
Es una teoría general
de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora de los
conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas, neo estructuralista y behavioristas.
4. El efecto sinérgico de las organizaciones como
sistemas abiertos
Una de las razones
sólidas para la existencia de las organizaciones es su efecto sinérgico, es
decir, la manera como en el resultado de una organización pueden diferir en
cantidad o en calidad la suma de los insumos. Las unidades de salida pueden ser
iguales, mayores o menores que las unidades de entrada.
De igual manera, cada
individuo de la organización espera que los beneficios personales de su
participación en una organización sean mayores que sus costos personales de
participación.
5. El “hombre funcional”
La teoría de sistemas
se basa en el concepto de “hombre funcional”, en contraste con el concepto de
homo economicus de la teoría clásica, el homo socialis de la teoría de las
relaciones humanas, del hombre organizacional de la teoría estructuralista y
del hombre administrativo de la teoría behaviorista. El individuo desempeña un
rol dentro de las organizaciones, interrelacionándose con los demás individuos
como un sistema abierto.
6. Un nuevo enfoque organizacional
La perspectiva
sistémica introdujo una nueva manera de apreciar los fenómenos. La visión
gestáltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y sus
componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistémico: las
propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes.
En este nuevo enfoque
organizacional, lo importante es ver el todo en parte aisladamente para
vislumbrar el emergente sistémico. Es este emergente sistémico lo que hace que el
agua sea diferente de sus elementos, hidrógeno y oxígeno.
Bibliografía
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